La pandemia de COVID-19 ha cambiado para siempre la forma en que los clientes potenciales buscan y utilizan los servicios legales. Una encuesta de 2021 encontró que el 79% de los encuestados preferiría un bufete de abogados que ofrezca asesoramiento legal remoto, un aumento de 56 puntos en solo tres años.
Ese cambio drástico tiene sentido. Construir un bufete de abogados virtual viene con una amplia gama de beneficios, que incluyen:
Llegar a un público más amplio, que ya no está limitado por la ubicación física en la que opera su práctica legal.
Reducir sus gastos generales al disminuir los costos asociados con el alquiler o arrendamiento de su espacio de oficina.
Aumentar su flexibilidad para crear horas de trabajo más naturales para sus empleados, lo que lleva a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y la productividad.
Construir una mejor experiencia del cliente a través de consultas más breves y flexibles.
Todos estos beneficios son sólo hipotéticos. Entran en juego solo cuando ha realizado una transición exitosa a una práctica legal virtual o remota.
Afortunadamente, llegar hasta allí no es complejo. Solo tiene que seguir algunos pasos importantes para preparar su oficina y su personal para la mudanza. Exploremos esos seis pasos básicos con más detalle.
1. Implementar sistemas de comunicaciones virtuales efectivos y confiables
Con cualquier nueva construcción, los cimientos deben ser lo primero. En el caso de un bufete de abogados remoto, eso significa contar con sistemas confiables para comunicarse virtualmente, tanto dentro de su práctica como con clientes potenciales y actuales.
Debe tener un sistema telefónico fácil de usar al que sus clientes puedan llamar fácilmente. Cualquier navegación telefónica inicial debe ser rápida y fácil de usar, enrutando a las personas que llaman al lugar correcto en solo unos segundos.
Por supuesto, otras herramientas de comunicación son igual de importantes:
Las plataformas de videoconferencia son esenciales para reuniones internas y llamadas de clientes. Plataformas como Zoom, Google Hangout y Microsoft Teams tienen ventajas y desventajas para las prácticas legales. Debería considerar comprar las versiones premium de estas plataformas, en lugar de usar las versiones gratuitas básicas.
El correo electrónico sigue siendo una herramienta importante para las comunicaciones iniciales con los clientes y para las comunicaciones documentadas, tanto internas como externas.
Las opciones de chat en vivo se han vuelto cada vez más populares entre los bufetes de abogados virtuales, especialmente para consultas iniciales que aún no requieren confidencialidad o comunicaciones individuales.
La clave entre todas estas opciones es encontrar una infraestructura de comunicaciones virtuales que funcione para usted. Tener una idea clara sobre qué opciones de comunicación utilizará su bufete de abogados y cuándo, puede contribuir en gran medida a simplificar su transición a una oficina de abogados remota.
2. Garantice una transición fluida de documentos digitales
Ninguna práctica legal puede operar sin documentos. Afortunadamente, ahora existen muchas opciones para que estos documentos se manejen virtualmente. En otras palabras, cuando trabaja de forma remota, ya no tiene que indicar a sus clientes que impriman, firmen, escaneen y envíen documentos por correo electrónico.
En su lugar, busque alternativas de software digital. El software de firma electrónica como DocuSign es un gran comienzo, y las firmas enviadas a través del software son tan válidas como lo serían en persona. Asegúrese de que el software que elija sea fácil de usar y tenga las medidas de seguridad necesarias para mantener sus documentos seguros y protegidos.
Según el tamaño de su oficina y el volumen de casos, también podría tener sentido buscar plataformas de gestión de documentos digitales más completas. Las herramientas adecuadas reemplazarán su archivador físico y también le permitirán crear cartas modelo y otras piezas estándar para optimizar sus archivos y mover todos sus documentos en línea.
3. Seleccione una plataforma de software de gestión de consultas
Es posible que haya oído hablar del programa de software de gestión de la práctica. Estas plataformas integrales llevan todo su trabajo administrativo diario a la nube. Eso reduce el tiempo que dedica a las tareas administrativas y garantiza que esas tareas se puedan completar desde cualquier lugar.
Las funciones de la plataforma diferirán según el proveedor que elija, pero puede esperar la misma funcionalidad principal para la mayoría de las opciones disponibles:
Gestión de casos para mantener toda su información y documentación relacionada con un caso específico en un lugar fácil de encontrar.
Gestión de documentos o integración con su software de gestión de documentos existente.
Procesos de facturación que se pueden automatizar y facilitar los pagos a tus clientes.
Gestión de contactos para realizar un seguimiento de todos sus clientes actuales y potenciales y sus interacciones con su empresa.
Gestión de calendario para ayudarlo a administrar sus citas, plazos y fechas de corte.
Seguimiento de hojas de tiempo y gastos para ayudarlo a optimizar la forma en que emplea su tiempo y cobra a sus clientes.
En el mejor de los casos, el software de gestión de consultorios ayuda a todos en la oficina a realizar sus tareas de manera más eficiente, desde cualquier lugar del mundo. Eso no solo optimiza tu tiempo; también garantiza que se pueda dedicar más tiempo a ayudar a sus clientes y resolver sus problemas legales.
4. Revise sus políticas para reflejar las realidades del trabajo remoto
En un entorno virtual, sus empleados, desde el personal administrativo hasta los socios, probablemente trabajarán de manera diferente. Las políticas de su oficina deben ajustarse a la nueva naturaleza de su oficina, que puede incluir varias cosas:
Estructura en torno a horarios flexibles para garantizar que tengas cobertura para las necesidades del cliente.
Reglas y pautas en torno a las reuniones virtuales, desde mantener las cámaras encendidas hasta silenciar los micrófonos y usar fondos virtuales que representen a su bufete de abogados.
Reglas y pautas sobre qué reuniones puede grabar y dónde deben almacenarse esas grabaciones para obtener la máxima confidencialidad y seguridad.
Documento y procedimientos de seguridad en línea para garantizar que sus datos permanezcan confidenciales y protegidos contra ataques cibernéticos o divulgaciones inadvertidas.
Las políticas de su oficina deben tener en cuenta los matices que enfrenta en su nuevo entorno. Tampoco tengas miedo de ajustarlos con el tiempo. Cuando encuentre nuevas situaciones y desafíos, debe agregar a su manual del empleado para ayudar a establecer expectativas en la empresa.
5. Cree un sitio web de vanguardia y una estrategia de marketing legal
Con su estructura de back-end en su lugar, es hora de pensar exactamente cómo quiere presentarse a los clientes potenciales. Ese proceso comienza y termina con su sitio web.
Para cualquier negocio virtual, el sitio web actúa como la puerta de entrada y el vestíbulo. Es crucial tanto para las primeras impresiones como para la información detallada que su audiencia necesita para decidir si deben trabajar con usted. Debe ser profesional, fácil de usar y fácil de controlar y actualizar por su parte.
Un gran sitio web también significa optimizarlo para que su bufete de abogados se pueda encontrar fácilmente en las búsquedas en línea. Ese proceso de optimización de motores de búsqueda (SEO) es especialmente importante para los bufetes de abogados virtuales.
El SEO de la firma de abogados tiene matices y requiere optimizar su contenido y experiencia de usuario. Pero su posible retorno de la inversión (ROI) es significativo, lo que tiene sentido si se tiene en cuenta que el 96 % de las personas utilizan un motor de búsqueda cuando buscan asesoramiento legal.
Más allá del SEO, su bufete de abogados también puede beneficiarse de otras tácticas para completar su estrategia de marketing legal:
Una fuerte presencia en las redes sociales, incluidos canales como Facebook, Instagram, LinkedIn y Twitter. Cada una de estas redes ofrece opciones pagas y orgánicas para generar conciencia y compromiso entre los posibles clientes.
Una estrategia de marketing de contenido legal que antepone el valor a la promoción. Al crear contenido relevante para su audiencia, puede mejorar su SEO y al mismo tiempo generar credibilidad y completar su embudo de clientes.
Un enfoque de contenido y marketing móvil que responde a las expectativas y preferencias de su público, que cada vez utiliza más teléfonos inteligentes y tabletas para navegar por Internet y encontrar la información que necesita.
Cada uno de estos es una pieza importante del gran rompecabezas del marketing legal. Pero todos pueden desempeñar un papel en la construcción y mejora de su SEO, mejorando su presencia en línea y haciendo que su sitio web sea más fácil de encontrar para clientes potenciales y otras audiencias.
6. Trabaje con el socio adecuado para administrar el marketing de su bufete de abogados virtual
Mirar los pasos anteriores puede ser desalentador al principio. Mover su bufete de abogados a un entorno virtual requiere una planificación y un esfuerzo significativos. La buena noticia: no tienes que estar solo.
De hecho, encontrar los socios adecuados es una pieza crucial de la ecuación. Eso es especialmente cierto con un tema complejo como el SEO, que de otro modo podría abrumar el proceso más amplio e impedir su éxito a largo plazo.
Trabajar con una empresa de SEO legal de buena reputación puede ser una gran ventaja para su transición. Al hacer las preguntas correctas antes de contratar a una empresa de SEO de un bufete de abogados, puede asegurarse de que el socio que elija pueda ayudarlo, en lugar de simplemente ofrecer promesas vacías.
Esas preguntas también lo ayudan a seleccionar un socio que no solo se centre en una pequeña pieza del rompecabezas, sino que administre todos sus esfuerzos de marketing legal. Si estás listo para dar ese paso, ¡hablemos! Nuestra experiencia en la industria legal podría ser perfecta para su bufete de abogados a medida que realiza la transición a una práctica virtual.
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